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盘点这3个技巧,信不信能够系统地提升你95%的工作效率

2022-10-22 18:01zzvips.com服务器之家 手机数码

标准化、体系化、系统化的工作方法和技巧,可以帮助我们大幅提升工作效率和质量。今天我们就通过三个不同的维度来聊聊怎样做到标准化、体系化和系统化? 盘点这3个技巧,信不信能够系统地提升你95%的工作效率 1、日常工作

标准化、体系化、系统化的工作方法和技巧,可以帮助我们大幅提升工作效率和质量。今天我们就通过三个不同的维度来聊聊怎样做到标准化、体系化和系统化?

盘点这3个技巧,信不信能够系统地提升你95%的工作效率

1、日常工作中怎样做到“标准化”

在制造业中会有很多工种,他们各司其职,用标准化的流程和工序让工作效率提高了不止一个层次;那么在写字楼里的工作人员,是否就一定是单纯的脑力劳动呢?

其实在日常工作中70% 以上的工作都还属于操作类。比如整理文档,录入或调取数据,写邮件等等,这些几乎都不算是思考类工作。而把这些规律从日常工作中细致地提炼出来,成为具有共性的模块,做成标准,就可以很好地提高工作中的效率。

举一个简单的例子,我们日常工作中总会遇到制作Excel表格的情况,我们就可以制作出你自己经常用到的表格模板留以备用,当日后遇到同样的工作就可以直接打开,不需要从新再去制作,从而节省时间,提高工作效率;你自己根据需要制作的这个Excel表格就是把你的工作标准化的一个简单体现。同样的情况相信你也一定能够在日常工作中总结出很多。

将自己的工作标准化不仅能够提高工作效率,还能总结出很多工作经验,有了这样的思维,日积月累,升职加薪不是梦。

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2、怎样对我们的工作“体系化”

日常工作中,常会有这样的场景:今天的工作有5项,先做哪个都行;正做着第一个,忽然想起第二个老板下午就要,于是马上开始着手。这样把自己的精力东一榔头西一棒子的分散在不同时间段、不同类型工作中,弄得自己焦头烂额,长此以往就会觉得身心疲惫,压力山大。

有体系的工作就可以减少甚至杜绝工作中时间被割裂,从而大幅度提升自己的工作效率,提高工作的质量。

具体要怎样做呢?首先就是要将我们工作中做的事情统统罗列出来,然后根据特点进行整理:

1、操作类;如:资料归档、录入数据、准备会议等等。

将这些操作类的工作模块化,在工作的过程中尽量追求同步。这样,我们的操作类工作效率就会被大幅度提高。

2、思考类;如:项目计划、推进方案、财务报表分析,问题分析等等。

运用SMART项目管理原则进行项目的制定和推进:

Specific明确具体的:目标的指定切记要明确具体,一定不要模棱两可;

Measurable可量化的:不能量化的目标是没有办法后期进行跟踪和评估的;

Attainable可实现的:目标制定力求能够实现,好高骛远的目标没有任何意义,同时目标太低也是不对的,那只是自欺欺人而已;

Relevant相关联的:目标及单个目标必须责任到人,否则就会推诿扯皮;

Time-based时限性:将总体目标拆分成几个小目标并明确完成的时间点;

盘点这3个技巧,信不信能够系统地提升你95%的工作效率

明确了手里的工作目标,我们就要运用四象限工作法来有序推进:

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分清工作的轻重缓急,把每一个具体的目标分门别类地填写在时间象限里,根据这张图来有序地完成工作,提高工作的效率。

3、用系统性思维构建自己的工作习惯

每个人的工作内容都不尽相同。因此,在实际的操作中,我们不应该只是生搬硬套上面的方法。应该是基于自己的工作特点,用系统性的思维去构建适合于自己的方法,从而培养出自己良好的工作习惯。

在这里我根据自己的理解和经验,梳理一下系统性思维的要点。

系统性思维主要有整体性、结构性、立体性、动态性、综合性等特点。简单来说就是对事件全面思考,不只就事论事。是把想要达到的结果、实现该结果的过程、过程优化以及对未来的影响等一系列问题作为一个整体系统的去思考。

盘点这3个技巧,信不信能够系统地提升你95%的工作效率

可以看出,系统性思维非常强调整体性和动态性。如果我们把这两个维度看成坐标系,那么整体性是纵轴,贯穿上下;而动态性则是横轴,推进始终;我们可以有针对性地去提高。

如何思考整体性

我们看待一个问题的时候,不要单单只是从一个点入手,而是要将切入点关联的信息全部都收集起来,越全面越具体越好。收集完信息之后,要把信息归类,找到关键性因素加以思考。

如何思考动态性

在整体性的基础上,加上时间维度来思考,往往随着时间的推移,影响事件进展的因素就可能会发生变化,所以考量事件维度是非常重要的一环。

除了时间的动态性,还有就是关联的动态性。例如这两年新冠疫情,迫使大家改变生活习惯,很多工作都需要居家办公一样;类似这样的可能性我们都需要考量到工作中去。

以上的这3点总结一定能够对大家的系统性思考有所帮助,希望大家都能在各自的领域里小有所成,甚至平步青云!

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